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会社設立時の役員の就任承諾書について

会社設立の際に、法務局に設立登記の申請を行います。
その添付書類の一つに役員の就任承諾書があります。
これは会社からの委任を受けて役員となるため、役員に就任することを承諾したと証明するための書類です。
そのため各役員となる代表取締役、取締役、監査役の就任承諾書が必要となります。

ただし会社設立時、取締役が1名の場合は、その人が取締役兼、代表取締役であるため代表取締役の就任承諾書は不要です。
取締役が複数人いる場合に、そのうちの1名が代表になれば代表取締役の就任承諾書の必要性が出てきます。
このように、就任承諾書が必要か否かという点には注意しなくてはなりません。

まず代表取締役の就任承諾書に関しては、代表取締役の選任方法によって就任承諾書が必要な場合と不要な場合があります。
簡潔に述べてしまうと、代表取締役と取締役の地位が一体化しているのであれば、取締役の就任承諾書を提出すれば代表取締役の承諾書は不要となります。
代表取締役と取締役の地位が分離している状態にあれば、取締役の就任承諾書のほか、代表取締役の承諾書も必要となるのです。

次に取締役の就任承諾書ですが、これは会社設立登記の申請時において、必ずしも作成しなければならない書類ではありません。
発起人が取締役となる場合は、定款に記名押印があるため、取締役の就任承諾書は不要です。
しかし、発起人以外が取締役になる場合は取締役の就任承諾書が必要となります。
また、取締役が複数人となる場合は人数分の承諾書が必要となるため、注意してください。
監査役の就任承諾書に関しても取締役の就任承諾書と同様になり、必ず作成しなければならないということはなく、やはり発起人が監査役になる場合は、定款に記名押印があるため監査役の就任承諾書は不要になります。
発起人以外が監査役の場合も取締役の場合と同様です。

設立登記申請の際、役員に関する添付書類が多々あり、それが必要か否かという注意点も出てきます。
複雑なようですが、慎重に確認しながら書類不備のないようにしましょう。